Relatório de visita de obra: o que precisa ter (modelo em PDF)

O relatório é a prova de trabalho do escritório e a tranquilidade do cliente. O que entra em cada seção, os erros que fazem o cliente parar de abrir, e um exemplo em PDF, de uma obra fictícia, para baixar.

O relatório de visita cumpre dois papéis ao mesmo tempo. Para o escritório, é o registro do que foi conferido e decidido na obra, com data. Para o cliente, é a resposta à pergunta que ele faz toda semana: “e aí, como está?”. Um relatório bom serve aos dois sem precisar de duas versões.

Exemplo de relatório de visita (PDF)

Terceira visita de uma obra fictícia em Curitiba, gerado pelo Tijolim: capa, acompanhamento acumulado, compras previstas e assinatura, nas cores de um escritório inventado.

Baixar o exemplo

A estrutura que funciona

Capa

Nome do escritório, obra, cliente, número do relatório e data da visita. A data é a da visita de verdade, não a do dia em que o PDF foi exportado. Parece detalhe, mas é o erro mais comum em relatório feito a partir de um modelo: a capa herda a data do anterior.

O que esta visita trouxe de novo

As atividades conferidas na visita, com a data de cada uma: “contrapiso nivelado em todo o apartamento”, “projeto executivo da marcenaria aprovado”. Frases curtas, no passado, uma por linha. É a parte que o cliente lê primeiro.

Acompanhamento acumulado

A tabela com tudo o que aconteceu desde o início da obra, visita a visita. É o que faz o relatório ser consultável sozinho, sem precisar abrir os anteriores. O relatório é cumulativo no papel; o que muda a cada visita é só o incremento.

Página de acompanhamento de um relatório de visita gerado pelo Tijolim: tabela com as datas e atividades de cada visita, nas cores do escritório — Acompanhamento acumulado de uma obra fictícia, como sai do Tijolim.

Fotos

As da visita, com legenda curta. Cinco por linha é o suficiente para o cliente reconhecer o cômodo sem a página virar um álbum.

Compras e contratações previstas

O que ainda falta comprar ou contratar, e quando (“luminárias da sala, segunda quinzena de outubro”). É previsão, e muda a cada relatório; dizer isso no próprio relatório evita que o cliente cobre uma data que já mudou.

Assinatura

Nome do arquiteto ou arquiteta responsável, escritório e contato. Assinatura manuscrita, se houver.

Os erros que fazem o cliente parar de abrir

Repetir tudo sem destacar o novo. Se a visita 7 parece igual à 6, o cliente deixa de ler. A seção “o que esta visita trouxe” existe para isso.
Chegar tarde. Relatório da visita de terça enviado no domingo seguinte já foi atropelado pelo WhatsApp. O prazo bom é o mesmo dia ou o seguinte.
Misturar dinheiro com andamento sem separar. O relatório é de obra. O financeiro (quanto foi pago, quanto falta) merece o próprio lugar, atualizado, e não um parágrafo que envelhece no PDF.
Sair com a marca errada. O relatório é do escritório para o cliente dele. A identidade na capa tem que ser a do escritório.

Como o Tijolim gera o relatório

Na visita, você lança só as atividades novas e as fotos, pelo celular. O Tijolim monta o PDF com a estrutura acima: capa com a data da visita, o que mudou, o acumulado de todas as visitas anteriores, as fotos, as compras previstas e a assinatura, nas cores e com o logo do seu escritório. Você confere o PDF, aprova e agenda; ele vai por e-mail para o cliente na hora marcada, e fica disponível no portal da obra. O exemplo acima foi gerado assim. A página inicial mostra o resto.